Dưới đây là hướng dẫn sử dụng EndNote 2025 theo quy trình thực tế từ lúc tạo thư viện tài liệu đến khi hoàn thành luận văn/bài báo.

1. Quy trình sử dụng EndNote 2025

Có thể hình dung toàn bộ quy trình như sau:

Tạo Library → Nhập tài liệu → Tổ chức tài liệu → Kiểm tra thông tin → Đọc/ghi chú PDF → Viết bằng Word → Chèn Citation → Tạo Bibliography → Chọn Style → Kiểm tra → Xuất bản

2. Tạo thư viện EndNote

Mở EndNote 2025:

File → New

Đặt tên, ví dụ:

Nghien_cuu_2026.enl

EndNote sẽ tạo một thư viện gồm file .enl và thư mục dữ liệu đi kèm.

Khuyến nghị

Không nên chỉ lưu file .enl mà bỏ qua thư mục dữ liệu của Library.

Nên tổ chức:

EndNote Library
│
├── Nghien_cuu_2026.enl
└── Nghien_cuu_2026.Data

Đây là nơi chứa dữ liệu của thư viện và các file đính kèm.

3. Nhập tài liệu vào EndNote

Có 4 cách phổ biến.

Cách 1 – Nhập từ cơ sở dữ liệu khoa học

Ví dụ tìm một bài báo trên cơ sở dữ liệu → chọn Export Citation / Export to EndNote.

Sau đó mở file .enw, .ris hoặc định dạng tương thích.

EndNote sẽ đưa tài liệu vào Library.

Cách 2 – Import file RIS/BibTeX

Trong EndNote:

File → Import → File

Chọn:

Import Option:
RIS

hoặc:

BibTeX

Sau đó Import.

Cách này đặc biệt hữu ích khi lấy tài liệu từ:

• Web of Science
• Scopus
• PubMed
• Google Scholar
• Crossref
• các thư viện đại học

Cách 3 – Nhập DOI

Nếu đã có DOI:

10.xxxx/xxxxx

có thể sử dụng chức năng tìm kiếm trực tuyến của EndNote để lấy metadata thay vì nhập thủ công.

Cách 4 – Nhập thủ công

Chọn:

References → New Reference

Sau đó nhập:

Lưu ý quan trọng

Tên tác giả nên nhập đúng định dạng:

Nguyen, Van Anh

hoặc đối với tổ chức:

World Health Organization,

Dấu phẩy cuối cùng giúp EndNote hiểu đây là corporate author.

4. Tổ chức thư viện

Khi có vài trăm hoặc vài nghìn tài liệu, đây là phần rất quan trọng.

EndNote cho phép tạo Groups.

Ví dụ:

My Groups
│
├── AI
├── Machine Learning
├── Literature Review
├── Methodology
├── Vietnam
├── Important Papers
└── To Read

Bạn có thể kéo tài liệu vào Group tương ứng.

Một tài liệu có thể nằm trong nhiều Group mà không cần tạo bản sao.

5. Quản lý PDF

Nếu bài báo có file PDF, có thể kéo PDF vào EndNote.

EndNote có thể liên kết PDF với reference tương ứng.

Ví dụ:

Nguyen 2025
│
├── Author
├── Title
├── Journal
├── DOI
└── PDF

Nhờ vậy, EndNote không chỉ là phần mềm quản lý citation mà còn trở thành thư viện nghiên cứu cá nhân.

6. Kiểm tra dữ liệu trước khi viết

Đây là bước rất nên làm.

Ví dụ một reference có thể bị sai:

Nguyen A

thay vì:

Nguyen, Anh

hoặc:

Artificial intelligence in education

thiếu:

Journal
Volume
Issue
Pages
DOI

Nếu metadata sai thì citation và bibliography sau này cũng có thể sai.

Nên kiểm tra

• Author
• Year
• Title
• Journal
• Volume
• Issue
• Pages
• DOI
• URL
• Reference Type

7. Cài Cite While You Write cho Word

Đây là chức năng quan trọng nhất của EndNote.

Sau khi cài EndNote, Microsoft Word thường xuất hiện tab:

EndNote

Ví dụ:

File | Home | Insert | References | EndNote | ...

Trong EndNote tab sẽ có các chức năng như:

• Insert Citation
• Edit & Manage Citation(s)
• Go to EndNote
• Update Citations and Bibliography
• Edit & Manage Citation(s)
• Bibliography
• Style

8. Chèn citation vào Word

Giả sử viết:

Artificial intelligence is increasingly being used in higher education.

Đặt con trỏ tại vị trí muốn citation.

Chọn:

EndNote → Insert Citation

Tìm:

Nguyen 2025

Chọn tài liệu → Insert.

Word có thể tự động tạo:

Artificial intelligence is increasingly being used in higher education (Nguyen, 2025).

Đồng thời EndNote sẽ tạo bibliography ở cuối tài liệu.

9. Chèn nhiều tài liệu cùng lúc

Ví dụ cần:

(Nguyen, 2025; Smith, 2024; WHO, 2023)

Chọn:

Insert Citation

Sau đó tìm và chọn nhiều reference.

EndNote sẽ tự động định dạng theo citation style đang sử dụng.

10. Thay đổi Citation Style

Đây là một trong những ưu điểm lớn nhất của EndNote.

Ví dụ hiện tại đang dùng:

APA 7th

Sau đó trường đại học yêu cầu:

Vancouver

Trong Word:

EndNote → Style

Chọn:

Vancouver

Sau đó:

Update Citations and Bibliography

EndNote sẽ tự động chuyển đổi citation và bibliography.

Ví dụ:

APA

Nguyen, A. (2025)

Vancouver

Không cần sửa thủ công từng citation.

11. Tạo Bibliography tự động

Khi đã chèn citation vào Word, EndNote tự động tạo danh mục tài liệu tham khảo.

Ví dụ:

References

1. Nguyen A. Artificial intelligence in education…
2. Smith J. Machine learning…
3. World Health Organization. Digital health…

Nếu thêm tài liệu thứ tư vào bài:

EndNote → Update Citations and Bibliography

danh mục sẽ tự cập nhật.

12. Chỉnh citation

Nếu muốn:

(Nguyen, 2025)

thành:

Nguyen (2025)

có thể sử dụng:

Edit & Manage Citation(s)

và chọn:

Exclude Author

hoặc các tùy chọn tương ứng.

Có thể thêm:

• Prefix
• Suffix
• Page
• Author
• Year

Ví dụ:

Nguyen (2025, p. 25)

13. Tài liệu tham khảo chưa được trích dẫn

Một vấn đề thường gặp là người dùng có 500 tài liệu trong Library nhưng luận văn chỉ sử dụng 80 tài liệu.

EndNote phân biệt:

Library

và

References thực sự được sử dụng trong Word.

Vì vậy bibliography trong Word chỉ chứa những tài liệu đã được citation trong tài liệu.

14. Khi gửi bài cho tạp chí

Quy trình thường là:

Viết bài
   ↓
Insert Citation
   ↓
EndNote tạo Bibliography
   ↓
Chọn Journal Style
   ↓
Kiểm tra
   ↓
Submit Manuscript

Nếu tạp chí yêu cầu style khác:

APA
 ↓
IEEE
 ↓
Vancouver
 ↓
Journal-specific Style

có thể chuyển đổi mà không phải nhập lại tài liệu.

15. Một workflow EndNote 2025 nên dùng

Nếu dùng EndNote cho luận văn/luận án, tôi khuyến nghị quy trình:

          TÌM TÀI LIỆU
                ↓
      Scopus / WoS / PubMed
                ↓
          Import vào EndNote
                ↓
       Kiểm tra Metadata
                ↓
       Gắn PDF + Keywords
                ↓
          Phân loại Groups
                ↓
       Đọc + ghi chú tài liệu
                ↓
        VIẾT TRÊN WORD
                ↓
        Insert Citation
                ↓
       EndNote tự tạo Citation
                ↓
      EndNote tự tạo Bibliography
                ↓
        Chọn Citation Style
                ↓
     Update Citations & Bibliography
                ↓
          HOÀN THÀNH

5 chức năng quan trọng nhất cần học trước

Nếu mới sử dụng EndNote 2025, không cần học toàn bộ ngay. Hãy tập trung vào:

① Import Reference
→ đưa tài liệu vào Library.

② Groups
→ tổ chức thư viện.

③ PDF/Metadata
→ quản lý tài liệu và thông tin thư mục.

④ Cite While You Write
→ chèn citation trực tiếp trong Word.

⑤ Output Style
→ tự động tạo và thay đổi định dạng bibliography.